この記事では実際に企業に在籍したいた時に遭遇した状況を元にどのように概算払い請求を行ったかを書いていきます。
事業計画内容
事業計画内容は事業再構築において「新分野展開」に採択され新しい製品の増産体制のために下記対象経費を定め全て発注を終え、一部納入が完了している段階で申請作業に取り掛かる。
対象経費① 建物費 納入済
対象経費② 機械-1 発注後(製作中)
対象経費③ 機械-2 発注後(製作中) の状況にあった。
必要になった経緯
建物が納入され既に支払いを完了しており、資金繰りのために建物費に支払った分のいくらかを先に補助金から請求したいと考えた。
又、機械-1及び機械-2の納期が予定より半年ほど遅れるため尚更早めに一部必要であった。
要件の確認
申請前に改めて事業者自身の採択回に応じた<補助事業の手引き 第10・11回サプライチェーン強靭化枠以外>の概算払いの部分を参考にします。条件を満たしているかだけ確認。
まず、事業者自身がどの枠であるかの要件を確認します。
卒業促進枠、大規模賃金引上促進枠は対象外。
対象経費全ての支払いと納品が完了しているなら概算払いはできない。
建物の改修でかつ改修対象の建物に抵当権等が設定の場合は概算払い請求できない。
申請時期
建物が2023/3月末で完了し、４月に建物の概算請求申請を行う。しかし、交付申請時点の見積りと交付決定後の見積り額に変更が生じたために、最初に計画変更(2023/4月末)を行い、承認され次第(2023/5月末完了)、概算請求に取り掛かる。
結果2023/6/2になる。
申請日2023/6/2
必要書類の準備
必要書類は採択枠や事業者様の状況によっても様々です。
まずは下記を確認し必要な書類がなんであるかを先に確認します。
概算払い請求は対象経費一つに対しての「見積り～支払い完了」までの証憑集めになりますので実績報告と同じ方法で行います。
を参考にし必要ファイルを確認します。必要ファイルの種類は対象経費毎に定められています。
今回は建物費が概算払い対象なので建物費の必要とされる書類を確認
実際にファイルを準備する作業
①対象経費の添付ファイルの作成。
1.まずは添付フォルダを作成し必要な書類を徐々に集めていきます。フォルダ名はわかりやすいように『建物費』にしました。
交付申請時段階のものは既に存在しているので、通常、交付申請時のファイルを引っ張り出してきてコピーするところから始まる。出来上がったものから徐々に集めていきます。
2.次は集めたファイルを<実績報告マニュアル>のような形式でファイル名を変更していきます。
ファイル名を変更していく。
3. 集まったものから名前を変更していきます。交付決定時からあるものはそのままコピーし作成。PDFで存在しないファイルはスキャンしPDF化。そもそも存在しないものは発注業者に取り寄せする・・・と言った具合に。
とにかく必要なものは集め、PDFファイル化しファイル名を変更していきます。
4.ファイル作成後に順番の整合性をチェックしていきます。実際にファイルを開いて、発行日付が一般的な順番であるかどうか？
を確認します。
5. 必要ファイルが一通り出来上がり発行順番(発行日付や通例の順序)のチェックを終えたら、対象経費ごとにpdfファイル右上に物件番号(対象経費の番号)に挿入していきます。
例：建物費なら「建」「建物費」等。２つ以上のものは、「建-1」「建-2」にする。
下記はサンプルです。PDFを印刷し、手書きで「建」を書いてまたスキャンする・・・そんな手間を省くためにPDF編集ソフトなどを使い、物件番号を入力していきます。
6. 一通り作業を終えたら、下記のようになります。これが事務局に提出する主要ファイルです。
② 見積書等の書類以外の必要書類も調べ準備する。
対象経費毎や状況に応じて必要です。ここではまず建物に係る宣誓書をダウンロードし作成します。
③ 様式第9－1の別紙（概算払請求_経費明細）を<電子申請システム>よりダウンロードします。
こちらのファイルは事業者毎の受付番号と交付申請時の補助金額などが入力された事業者個別の形式になっています。
各自ダウンロードし今回請求する経費の部分だけ入力するだけで問題ないはずです。
概算払いを必要とする理由の記入
請求できる最大金額は補助事業の手引きに記載あります。
補助対象の上限が20,000,000円なのでその0.9%が請求できる金額です。
実際に添付したファイル
・必要書類の入った『建物費』フォルダ
・様式第9－1の別紙（概算払請求_経費明細）
・補助対象経費により取得する建物に係る 宣誓・同意書
差戻し履歴
この記事では実績報告の手順をそのまま踏襲しており事務局の実際の指定も同様です。
ですが、概算払い請求当時は書類が複雑で不足書類も多く差戻しを受けました。
①現在(記事作成時点2024/10月現在)だと最新は第11回採択なると思いますが、工事完了後の写真は細かいところまで求められなくなったようです。
当時は交付決定後の金額変更と図面の変更も伴っていたせいか(別途計画変更申請)、細かい完了後の写真の追加を２回ほど求められました。
②「補助対象経費により取得する建物に係る 宣誓・同意書」の添付を忘れて初回に差戻しを食ってます。
結果として申請から承認までは３回差戻しになりました。以下経過。
2023年6月2日(金) 12:20 提出申請：令和2年度事業再構築補助金_概算払請求
2023年6月30日(金) 11:03 下記の申請が「差戻し対応中」になりました。
2023年7月11日(火) 12:04 下記の申請が「差戻し対応中」になりました。
2023年7月12日(水) 13:44 下記の申請が「差戻し対応中」になりました。
決定通知
2023/6/2に概算払い申請。
2023/8/3に概算払い申請の承認を得ました。