この記事では実際に企業に在籍していた時に遭遇した状況を元にどのように事故報告申請を行ったかを書いていきます。
事業計画内容と実施期間の状況
事業計画内容は事業再構築において「新分野展開」に採択され新しい製品の増産体制のために下記対象経費を定め全て発注を終え、一部納入が完了している段階で申請作業に取り掛かる。
対象経費① 建物費 納入済
対象経費② 機械-1 発注後(製作中)
対象経費③ 機械-2 発注後(製作中) の状況にあった。
対象経費ごとの発注先
業者選定というのは事故報告時にも響いてきます。
・対象経費が多いとその分手続きが多くなる。
・対象経費ごとの発注先業者の動向に計画が左右される。
当時の状況は、建物⇒A社、機械-1⇒B社、機械-2⇒B社
B社１社に残りの計画の進行は委ねられていました。
必要になった経緯
2023/5月の連休明けの時点で機械の発注業者より機械-1が2023/11月末、機械-2が2023/12月末納入になるという連絡を貰う。
どうがんばっても間に合う状況にはない。そんな状況でした。
延長期間の設定
次に事務局に対してどれくらい延長期間の申請をするか？の正確な期間設定ですが、
機械-1が2023年11月末、機械-2が12月末という部分から推測し、2023年12月末に実績報告を予定するとかなり危険だと判断。
実際の進捗ぶりから2024年1月にまたがってしまう可能性もあると予想。
上記の想定をし、補助事業の延長期間を6カ月に設定する。
(結果として)
・最初の実績報告の期限 2023/8/8⇒3か月後で 2023/11/8
・追加で ⇒3か月後で 2024/2/8
設定としては上図のように決めて次はこの条件で申請する準備を行いました。
遅延理由を考える
実際のところは遅れた理由は主に２つありました。
<会社側の都合>
・交付申請前の仕様策定でかなり時間を割いてしまう。⇒結果発注がかなり遅れる。
・見積り時の値段交渉で「あーでもない、こーでもない」という会社からの要望で仕様と値段を変更
しかし、これらは自社都合の部類である。
<発注業者側の都合>
業者側の遅れている理由として
・機械を構成する部品の一部に半導体が使われおり、この入荷が通常より４～５カ月は遅れている。
これは自己の責任によらない。
これらの状況をまず頭に入れ、補助事務局の<事故報告のポイント>を元に理由作成に取り掛かりました。
補助事務局の求める事故報告：理由の正当性
事業者毎に置かれた状況も遅れる理由も違うでしょうが、まずは<事故報告のポイント>を見て認められない例は都度確認しながら
行います。
「機械を構成する部品の一部に半導体が使われおり、この入荷が通常より４～５カ月は遅れている。」は認められない例の①には
該当しない。☑
「機械を構成する部品の一部に半導体が使われおり、この入荷が通常より４～５カ月は遅れている。」は認められない例の②にも該当しない。☑
「機械を構成する部品の一部に半導体が使われおり、この入荷が通常より４～５カ月は遅れている。」は認められない例の③にも該当しない。☑
遅延理由書を作成
状況により色々異なりますが、発注先からの遅延理由書に該当するものを作ってもらうのが一番早いと判断しました。
ファイルの名前はなんでもいいと思います。「遅延理由書」「納期延長理由書」「納期延長申請書」等。
延長のための業者との交渉・打ち合わせ
次に発注業者へ補助金上の実績報告期限等、状況を軽く説明し遅れる遅延理由書を書く事に同意してもらいました。
と言っても、先に挙げた理由が全てなのでこちらで理由書テンプレートを作成し、記載理由も記入し発注業者に下記２点を確認してもらいました。
①補助事務局へ入力する遅延理由を記入したワードファイル
②納期延長理由書のテンプレ
実際に事務局へこう提出しますよ。という確認。
記載内容がこちらの独りよがりでないか？発注業者の実情をきちんと把握している内容かを確認し、遅延理由書作成のお願いしました。
①補助事務局へ入力する遅延理由を記入したワードファイル
延長したい期間と延長の理由が決まってきたら上の図のように(頭で)整理し下記理由をワードに記入しました。
まずは頭で状況を整理し、仮の文書に書いておくことが重要です。別に事務局の様式そのままのもを使う必要もないと思いますが、実際の入力の手間を考えてやりやすい方法で作っておきます。
②遅延理由書を作成し押印してもらう
「遅延理由書」を発注業者に確認してもらいました。テンプレはこちらで作成し理由もこちらで記入。
内容を確認同意して頂きpdf化をお願いしました。以下遅延理由書サンプルです。
申請画面へ延長する理由の入力と業者に貰った遅延理由書を添付し申請。
先の理由をそのまま申請画面に入力し下記ファイルを添付資料として添付しました。
・機械-1の発注書
・機械-2の発注書
・遅延理由書
発注書を添付したのは当初はこの予定であったが今回はこのようになる・・・その裏付けのために必要だと判断。
2023年5月30日に申請作業を行いました。
申請結果
申請から数日後に電話が来て「６カ月として受付はしたが３か月ずつの２回申請してください。」という連絡が来ました。
以降は差戻なしで無事6月20日に承認されました。
状況は下記の図のようにひとまず変更することが出来ました。
上図を見る通り実際の納期には１回では間に合いません。
再度2023年9月以降に２回目の事故報告申請を行いました。
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