交付申請というのは別名「業者選定と相見積りの仕方」と言い換えて良いかもしれません。
下記に記す注意点は交付申請時だけでなく、補助事業を実施する上で必ず重要になってくる部分を踏まえて押さえました。
<その１>
対象経費はなるべく少なくする。
交付申請前は対象経費の金額や配分を決定する時期です。
ここで無闇やたらと対象経費にせず、必要な対象経費かどうかをもう一度考えてみてください。50万以上のものは基本は３社見積りです。
状況によって対象経費から外す。あるいは運搬費のようなものは他の重要な対象経費に含んでもらうように交渉し、できるだけ対象経費の数を少なくします。
<その２>
本見積り以外はまともに相見積もりはしない。
本見積が決定しているならどんな方法でもかまわないですが「相見積書だけ」作ってくれる業者を探す事です。
これには関してはお金(見積り料)も惜しまない方が良いでしょう。
付き合いのある業者(その見積りを発行するのに違和感がない業者)に頼んでみるのも良いかもしれません。意外と書いてだけくれる業者が身近にいるかもしれません。
<その３>
本見積りで金額が増加したら可能なら増加前の「見積り」と「追加分見積り」を分けてもらう事。
交付決定時と発注前の見積り金額が変わることがしばしば起こります。特に増加です。
もし可能なら追加分は別見積りが可能かどうかも交渉してみる価値はあるかもしれません。(対象経費次第では無理なものもありそうですが・・・)
計画変更をする必要を回避できる可能性があります。
<その４>
業者選定の段階で特に相見積もりが困難な対象経費は業者選定理由書(一社選定理由書)の作成を同時に考えて置く事。
様々な対象経費がありますが、事業計画を遂行する上で対象経費に優先順位を決めて、もっとも優先の高い経費に関して、その過程で得られた情報を元に一社選定となる理由を考えて置く事も重要です。
<その5>
発注業者との関係を良好に保つこと。
補助事業の制約にぬきにしても、発注業者に対して製品やサービスに応じて仕様を決め、約束通り納品してもうという当然期待している部分が後々モノを言ってきますので信頼関係の構築が大切です。
実施期間中の様々な不測事態でも、信頼関係を作っておけば事故報告などもスムーズに手続できます。
何より計画そのものが上手くいくカギになります。