この記事では実際にどのように実績報告を行っているかを書いていきます。
実績報告と言っても、実際の作業の過程をなかなか見ることができません。
この記事では自身の方法を交え、どのようにやれば負担なく行えるか、少しずつ、いつのまにか準備が出来てしまうような
方法の例を示します。
今回の設定
ここでは事業再構築補助金の第11回の<実績添付資料一覧表>を元に対象経費を機械・システム構築費に設定し、必要とされそうなファイル名を集めてファイル名を付けていきます。
対象経費：機械・システム構築費
台数：機械１台
機械名(仮)：●●用切削機
支払回数：2回
業者選定：１社選定
交付申請時～支払い完了までの書類の発生場所を振りる
交付申請～支払い完了までを分類すると下記の３つの期間に分類できるはずです。
各区間から順に必要書類を集めていきます。
1.業者選定期間に作成したファイル(交付申請時に事務局に提出したファイル)
2.交付決定後～発注時に作成したファイル
3.納入時のファイル・支払い時の証憑
手順1:集めらせそうなファイルから目星を付ける
添付書類のファイル名設定するの記事で作成したファイル名を元に少しずつ必要なファイルを集めていきます。
見積依頼書、見積書などは交付申請時に存在しているので必要な分だけコピーできる・・・等判断をします。
作業は同時に<実績報告書等作成マニュアル>を見ながらやっていきます。
手順2:フォルダに該当しそうなファイルをコピーする
機械なので『機械・システム構築費』フォルダを作成し交付申請時のファイルをコピーしていきます。
手順3:ファイルリストから該当するファイル名を選び名前を変更する
見積依頼書、見積書、業者選定理由書があるのでファイル名リストから名前をピックアップしファイル名を変更します。
*名前変更する際に『機械_』の後に『数字』+ 『_』を追加してさらに見やすくしていきます。
手順4:名前を使ったらファイルリストから名前を削除していきます。
削除後引き続き必要になりそうなファイルを把握します。
手順5:要らない名前は予め目星をつけて置く
必要なファイルが定まってきたら、明らかに集める必要がないと判断したファイル名は削除します。
・契約書がない場合は不要
・システムではないのでスクリーンショット画像不要
・領収書不要(現金ではない。通帳と最後に出納長で代用)
・個人事業主への依頼じゃないので預り金元帳と源泉所得税の納付書のコピーは不要
引き続き、作業は同時に<実績報告書等作成マニュアル>を確認しながら行います
以降は
1 ファイル名リストを見ながら必要なファイルを集める。
2 見つかったらファイル名を変更後、ファイルリストから名前を削除し残りを集めていく。というのを繰り返します。
発注時点のファイルを集め名前を変更する。
次は交付決定後のファイルです。契約書や発注書、発注請書を添付していきます。
設置後の写真をコピーする
参考様式17を使って作成します。
残りをファイルを集めファイル名を付けていく
これまでの作業を繰り返して残りを全て作っていきます。
最後にファイル名を整理する
最後の整理は各自、分かりやすい・伝わりやすいと判断した名前に整理していきます。
・余分な部分を排除する。⇒[見積依頼書1][採用(仕様書)]等
・ファイル名に見積書の件名である機械名【●●用切削機】を入れて整理してみます。
・実際のファイルの中身に合わせて名前を変更 ⇒[納品書または引渡書または完了書]は[納品書]に変更等々
作業のポイント
実績報告と聞くと、実績報告の時期に差し掛かってから行うというイメージを持つ方も多いですが、
実際のところ、ほぼ補助事業期間の対象経費における進行過程(発注時・納品時等)で都度作成する事が可能です。
交付決定後の補助事業実施期間の中で思い出した時に常に意識しておくとスムーズに実績報告できる準備や、後から必要になる書類を事前に知ることができます。